Ik ben een echte spelletjesman en ben dus erg enthousiast over Foursquare. Voor degene voor wie foursquare nog niet meer is dan een vaag Engels woord heb ik hier eerst een korte omschrijving toegevoegd.

Mensen spelen graag spelletjes. Vooral als ze daarmee de dagroutine kunnen doorbreken. Een recent voorbeeld is het aankleden van een trap als piano in Stockholm. Elke trede geeft een andere toon en voila, het aantal mensen dat de trap neemt schiet omhoog. Foursquare heeft hetzelfde gevoel. Iets wat je standaard doet omtoveren tot een spel met competitie-element.

Foursquare

foursquare badges

Foursquare is gericht op jong uitgaanspubliek. Het principe is vrij eenvoudig. Je gaat een avondje stappen en stapt een kroeg binnen. Je pakt je mobieltje en laat weten in welke kroeg je bent. Foursquare houdt dit bij en vergelijkt dit met alle andere foursquare-leden in de stad.
Het resultaat: een hele grote database met mensen die verschillende plaatsen in een stad bezoeken. En met die statistiekjes kun je leuke dingen doen. Foursquare doet dit met badges. Heb je 10 verschillende locaties bezocht? Gefeliciteerd! Je krijgt een mooie ‘Adventurer’-badge in je digitale prijzenkast. En ga je 3x in een week naar dezelfde tent? Dan bij jij een echte ‘local’. Het functionele nut is natuurlijk niets. De funfactor is des te hoger. Zo hoog dat foursquare-leden hun keuze van uitgaansgelegenheid kiezen op basis van hun badges. Kom je namelijk het meeste van iedereen op één locatie, dan ben jij de burgemeester. Dit spelletje wordt inmiddels door honderdduizenden mensen gespeeld in onder andere New York, Berlijn, Bankok, Parijs en Rio.

Nu woon ik helaas niet in een wereldstad maar in het pittoreske plaatsje Venlo. Het aantal kroegen is op twee handen te tellen dus het is een beetje behelpen. Zelf heb ik de moeite genomen (net als 1 ander foursquare-lid) om enkele plaatsen in Venlo in kaart te brengen. Eentje daarvan is Tasty Tom. Nu ben ik daar in de afgelopen week 2x geweest en ben ik daarmee burgemeester van Tasty Tom. Nu is het natuurlijk afwachten of er Venlonaren zijn die met mij de competitie aandurven en hun favoriete ’spots’ gaan markeren.

Met een grote vaart zal het helaas niet lopen maar het is wel leuk om te (laten) zien en uiteraard te spelen.

Zin om de uitdaging met me aan te gaan? Mijn Foursquare profiel vind je hier.

Het item van Nalden duurt van 15:07 tot 24:02 Kijk en geniet. Mocht je je ook interesseren voor de klimaatverandering, muziek en nieuwtje kun je natuurlijk ook gewoon de hele aflevering kijken.

Mocht bovenstaande player niet werken, kun je de aflevering hier bekijken.

Wat ben ik ermee opgeschoten?

Dat is een vraag die ik vaak hoor. Op verjaardagen, aan tafel bij ondernemers maar ook van nieuwsgierige aagjes in de trein. ‘Loont het de moeite?’ Ja. Het loont de moeite. Het hangt er natuurlijk vanaf wat je doelstellingen zijn maar mij bevalt het in ieder geval prima. Dit zal voor meer mensen gelden, al zijn er zeker enkele spelregels die je in acht moet nemen om succesvol te twitteren.

Following en Followers

Bij twitter draait het om 2 dingen. Volgen en gevolgd worden. Allereerst het volgen. Op dit moment volg ik een dertig tal mensen/organisaties. Sommigen zijn goed voor meer dan 10 tweets per dag, andere zijn nooit verder gekomen dan 10 tweets als totaal.

Nieuws en achtergronden

Twitter werkt als een prima nieuws-feed voor mij. Gebeurt er iets in de wereld, lees ik het vaak het eerste op twitter. Vandaar een abonnementje op @cnnbrk en @Teletekst.
Behalve nieuws zijn er dingen die mij -al dan niet beroepsmatig- bezighouden. Zo volg ik @smashingmag voor leuke tutorials (werkbeschrijvingen) voor programma’s zoals photoshop. @spotlighteffect informeert mij over nieuwe artikelen op hun site.

Blunders

Bovenstaande twitteraars verrichten allemaal bijzonder goed werk. Vandaar dat ik hen als nuttig beschouw en dus volg. Het kan natuurlijk ook anders. Als inwoner van Venlo volg ik @omroepvenlo. Hier merk je duidelijk dat de toegevoegde waarde van twitter bij de omroep nog niet is doorgedrongen. Het nieuws is behoorlijk selectief en er zit geen enkele structuur in de tweets. Sommige VVV-wedstrijden zijn goed voor een 20-tal tweets. Iedere aanval over links of rechts is blijkbaar nieuws terwijl een week later er geeneens een einduitslag wordt gemeld. En de recente gemeenteraadsverkiezingen in Venlo werden in heel Nederland op de voet gevolgd. Behalve bij @omroepvenlo. Daar kon het hele mediaspel op geen enkele tweet rekenen. Duidelijk geen geval van doordacht omgaan met het nieuwe medium.

Wat twitter ik wel en wat niet?

Ik let bijzonder goed op wat ik twitter. In de eerste plaats moet de tweet een meerwaarde hebben voor de mensen die me volgen. Handige links en laatste nieuws berichten twitter ik bewust vaker dan informatie hoe ik me voel of wat ik vanochtend op de boterham heb gedaan. Niet dat ik überhaupt ontbeten heb, maar toch…
Als je doel is dat mensen je gaan volgen is het aan te raden die dingen te twitteren waar de ander iets aan heeft. Anders zullen ze jouw ‘nieuws’ snel moe worden. Als je twitter gebruikt als uitlaatklep -of gewoon niks meemaakt op een dag- zal dit zeker invloed hebben op je aantal volgers. Links een overzichtje van de woorden die ik het afgelopen jaar veelvuldig getwitterd heb. Zo’n twitter-cloud maak je hier.

Wat heeft het het me opgeleverd?

De ondernemersvraag is natuurlijk wat het me onder de streep heeft opgeleverd. Hieronder een aantal praktische, in het oog springende voorbeelden.

Leon Litjens

Voor mijn werk kreeg ik de gelegenheid een concept voor een nieuw evenement voor te leggen aan de wethouder Leon Litjens (Horst aan de Maas). Aangezien ik zelf in Venlo woon ken ik het werk van Leon niet of nauwelijks. Gelukkig is Leon een fanatieke twitteraar en blogger. Een weekje voorafgaand aan onze afspraak ben ik Leon gaan volgen. Het resultaat: ik wist precies wat hem op dat moment bezighield. Een groot voordeel als je iemand wil overtuigen van jouw goede plannen!

Nieuwe ingangen

Er zijn veel mensen in veel verschillende expertisegebieden actief op twitter. Dit helpt enorm als je op zoek bent naar expertise of simpelweg een antwoord zoek op je vraag.

The first to know

Mensen en organisaties twitteren wat ze NU meemaken. Binnen enkele seconden is het nieuws wereldkundig en wordt het verder getwitterd. Met twitter ben ik constant op de hoogte van nieuwtjes van vrienden, organisaties en het nieuws.

Autoriteit verwerven

Wie schrijft die blijft. Zo ook op twitter. Laat zien dat je kennis in huis hebt en mensen gaan het waarderen. Ze gaan je volgen omdat jij blijkbaar de wijsheid in pacht hebt.

Op naar de #1000 tweets?

Yup. Het is de moeite meer dan waard. Tweets van de mensen en organisaties die ik volg houden mij continue op de hoogte. Anderzijds probeer ik de mensen om mij heen ook nog iets leuks of zinvols mee te geven.

1. Ga naar de website van Elf Yourself en ontwerp je kaart.
2. Aan het einde krijg je de mogelijkheid om -met behulp van kleine icoontjes- je kaart op je sociale netwerk te plaatsen. Hyves staat daar niet tussen. Wat je moet doen is de code die onder de icoontjes staat (en begint met <embed…) als geheel kopieren.
3. Ga naar je Hyvespagina en naar Mijn Profiel, Gadgets toevoegen.
4. Plak daar de code en voila! Dansende elfjes op je Hyves.

———————————————————————–

Na drie jaar vindt Elf Yourself nog steeds de weg naar uw mailbox. Ondanks dat het concept hetzelfde is gebleven heeft de gepersonaliseerde kerstkaart weer wat nieuwe functionaliteiten.

Ben je nog niet bekend met Elf Yourself? 285 miljoen mensen gingen u al voor. Je plakt een foto van je hoofd -inclusief de rest van de familie- op een dansend elfje. Je kiest een vrolijk muziekje en je ziet jezelf als elfje een dansje doen op swingende Kerstmuziek. Uw gepersonaliseerde Kerstkaart is klaar om naar al je familie en vrienden te sturen. Vorig jaar ontving ik ongeveer 10 van deze swingende digitale families en ik ben bang dat het er dit jaar nog meer worden.

De digitale elfjes gaan ook met de tijd mee. Vorig jaar kon je voor het eerst je Kerstgroet toevoegen aan je Hyves-profiel. Dit jaar komt daar de rechtstreekse koppeling met Facebook bij. Natuurlijk heb je dit jaar weer de keuze uit nieuwe dansjes waaronder een echte HipHop Kerstplaat.

Om Elf Yourself dit jaar bij jou onder de aandacht te krijgen vond er vorige week een flashmob plaats in New York. Inmiddels werden de filmpjes van deze elfendans al door honderdduizenden mensen bekeken. Bij deze kan ik je dus verzekeren dat ook dit jaar je familie jou gaat verblijden met hun danskunsten.

• Onderwerpen waar u als communicatiedeskundige of ondernemer mee aan de slag kunt. Van een linkje naar een praktische website tot uitgebreide stappenplannen.
• Wall of fame: mooie ontwikkelingen op het gebied van marketing, communicatie en nieuwe media
• Wall of shame: een kritische blik op projecten die naar mijn mening niet het onderste uit de kan halen
• Mijn portfolio: wat ik zoal heb gedaan
• Hersenspinsels: goed kan altijd beter

Aarzel niet om te reageren op de artikelen. Dat kan direct onder het artikel of door mij te mailen, twitteren, krabbelen, taggen, DM’en of natuurlijk ouderwets bellen.

E-mail en agenda

Outlook (express) ligt voor veel ondernemers voor de hand. Voor kleine bedrijven kan het echter geen kwaad om naar de gratis Thunderbird te kijken.

• voordelen: gratis, sneller (bijvoorbeeld met zoeken), uit te breiden met zogenaamde extensies. Hierdoor maakt u uw Thunderbird geheel op maat.
• nadelen: het ontvangen en verzenden van afspraken in Thunderbird werkt minder goed dan in Outlook. Werkt uw bedrijf met een Exchange server? Ook dan is het een aanrader met Microsoft producten te werken.

Mijn agenda beheer ik in Mozilla Sunbird. De uitstraling van het programma heeft veel weg van de agenda in Outlook maar er is qua opzet en bediening net iets beter over nagedacht.

• voordelen: gratis, werkt net iets prettiger dan de vertrouwde Outlook variant.
• nadeel: wilt u synchroniseren met uw telefoon? Dan heeft u een extra stukje software nodig. Dit kost u eenmalig $20,-.

Internet

Tot enkele jaren terug was het aantal mogelijkheden om te internetten nog beperkt. De standaard was Intenet Explorer maar daarnaast kwam je zo nu en dan ook Netscape tegen. Tegenwoordig zweert iedereen bij zijn eigen browser om verschillende redenen. Zo’n 40% van de internetters gebruikt nog steeds Internet Explorer (verspreid over verschillende versies). Mozilla Firefox is inmiddels een geduchte tegenstander met een gelijk marktaandeel. De rest van de markt wordt min of mee gevuld door Google Chrome, Apple Safari en Opera.

Persoonlijk geef ik (na het testen van alle bovenstaande) de voorkeur aan Google Chrome. Belangrijkste redenen zijn de snelheid, minimalistische uitstraling zonder poespas en slechts één adresbalk voor zowel URL’s als zoekopdrachten. Mijn bookmarks (bladwijzers) breng ik standaard onder bij Delicious. Meer informatie over deze website vindt u in deel 3 van mijn goede voornemens.

Documenten

Iedereen is bekend met het Microsoft Office pakket. Iedereen gebruikt het pakket (waaronder ikzelf) voor het opstellen van documenten. Het programma werkt prima maar inmiddels is er iets dat beter aansluit bij mijn wensen: Google docs. In plaats van uit te leggen hoe het werkt adviseer ik u gewoon even onderstaand filmpje te kijken.

Als u niet op zoek bent naar een dure tekstverwerker met veel visuele hoogstandjes maar meer op zoek bent naar een praktische tekstverwerker adviseer ik u Google Docs eens aan de test te onderwerpen.
voordelen: gratis, altijd uw documenten bij de hand, ideaal om gezamenlijk aan documenten te werken. Exporteert (indien nodig) naar o.a. .doc en .pdf.
nadelen: beperkte mogelijkheden qua invoegen van modellen en grafieken

Boekhouding en facturering

Er zijn legio mogelijkheden als het op boekhouden aankomt. Allereerst de keuze of u de software en data op uw pc of bedrijfsnetwerk wilt plaatsen of via het internet uw boekhouding wil regelen. Als startende ondernemer is Excel een voor de hand liggende oplossing. Het kost veel tijd, maar kunt het programma wel helemaal naar uw hand zetten. De enige beperking die u daarbij heeft is uw excelkennis. Nu is mijn excelkennis bepaald niet slecht. Toch ben ik op zoek gegaan naar een ‘echt’ boekhoudpakket. Als ZZP’er ben ik momenteel het pakket van Fanurio stevig aan het testen. Het pakket richt zich met name op eenmanszaakjes waarbij de gebruiker het grootste deel van zijn dag achter de pc/laptop zit. Voor iedereen die hieraan voldoet kan ik het pakket ten zeerste aanraden. Start de klok, kies een opdracht, boek je uren en print mail je factuur.

Dit was een kort inzicht in de softwareprogramma’s die ik veelvuldig gebruik. De licentiekosten zijn over het algemeen bijzonder laag en vaak gratis zonder dat dit ten koste gaat van functionaliteit. Mis ik iets in deze lijst of kan het beter? Plaats dan gerust een reactie!

Waarom geen papier?

Ik heb drie redenen om geen papier meer te gebruiken in mijn bedrijf. Dit zijn:

• Kostenbesparing: geen enveloppen, geen briefpapier, geen postzegels, geen archiefkasten, geen ordners. Zal ik nog even doorgaan?
• Onhandig: papier bewaar je op één plaats. Dit heeft nogal wat nadelen. U kunt denken aan risico’s zoals brand en waterschade maar ook aan een praktisch gemis. U werkt een dagje thuis en uw administratie ligt op kantoor of u zit bij een klant en zijn orderportefeuille ligt nog op uw bureau.
• Gewoon omdat het kan: geen enkele ondernemer vindt zijn ‘papierwinkel’ leuk. Dit is vaak meteen te zien aan de manier waarop het erbij ligt. Ik wil graag laten zien dat het ook anders kan.

Het sparen van het milieu heb ik bewust niet opgenomen in dit lijstje. Alle informatie die je niet op papier zet zal op een andere manier zijn weg moeten vinden. Dit hoeft niet per definitie beter te zijn voor het milieu. De huidige IT-sector is wereldwijd verantwoordelijk voor 2% van de CO2 emissies. Het leeuwendeel wordt gebruikt door datacentra waar gegevens worden opgeslagen.

Drie papierstromen in kaart gebracht

Grofweg kun je in een bedrijf drie papierstromen onderscheiden:

• Inkomend: papier dat u van externe bedrijven ontvangt. Dit zijn voornamelijk facturen maar ook reclameblaadjes en productpromoties
• Intern: papier voor intern gebruik. Dit loopt uiteen van memo’s voor collega’s, eigen hersenspinsels die u ergens kwijt wil tot complete handboeken voor het personeel.
• Uitgaand: papier dat je naar externe bedrijven verstuurt. Dit zijn in veel gevallen wederom de facturen, maar ook offertes, concepten en eventuele promotieacties voor uw product.

Oplossingen

Bedrijfsmatig ontvang ik nu mijn facturen via twee wegen: post en internet. Facturen zoals de mobiele telefoon en internet kunnen via een inlogcode worden gedownload vanaf een website. Zo nu en dan ontvang ik een factuur per mail maar het gros komt op dit moment nog via de traditionele postbode. De uitdaging is deze verschillende facturen samen te voegen tot één papierenstroom die door de administratieve molen gaat. In de huidige situatie geldt het recht van de grootste. De meeste facturen ontvang ik per post dus print ik de digitale facturen zodat deze op de reguliere post gaan lijken. Vanaf januari 2010 draai ik het om. Facturen die ik via de post ontvang, gaan onder de scanner. Tijdens het scannen zet ik de betaling klaar. Vervolgens sla ik de factuur als PDF op. Uiteraard gekoppeld met een structuur zodat ik de factuur snel terug kan vinden. In mijn geval (met weinig facturen) volstaat het met de 2-cijferige jaarcode, gevolgd door een tweecijferige maandcode: ‘1011′ is november 2010. Hier koppel ik de bedrijfsnaam aan vast en plaats het bestand in de map facturen 2010. Nu hoor ik u denken: “dit kost toch veel meer inspanning dan het verwerken van de papieren factuur?” Dat valt reuze mee. Het sorteren op datum, labellen en archiveren neemt onbewust veel tijd in beslag. Om nog maar te zwijgen van het bijhouden van de hele papieren administratie.

Ik doe dit trouwens nog handmatig. Er zijn inmiddels scanners en software op de markt dit proces versnellen. In mijn geval wegen de kosten niet op tegen de (verdere) tijdsbesparing. Daarnaast is het een soort tussenoplossing tot online factureren de standaard wordt.

Het belangrijkste voordeel van dit systeem is dat ik altijd toegang heb tot mijn facturen. Daarbij past mijn complete administratie op een USB-stick. Doordat ik een realtime-backup maak van mijn gegevens (zie software) zijn deze ook nog eens beter beveiligd.

De interne papierstroom is erg afhankelijk van het soort bedrijf. Bij sommige bedrijven is dit nihil, bij andere bedrijven zijn dit tientallen pagina’s per persoon per dag. Voor mijn bedrijf komt het voornamelijk neer op concepten, snelle kladjes met telefoonnummers en reminders. Hier komt alles aan op structuur. Waarom schrijft u een telefoonnummer op? Om het vervolgens in uw adresbestand te verwerken? Om een terugbelnotitie bij uw collega neer te leggen? De oplossing is vrij eenvoudig. Leg alle pennen eens een dag achter slot en grendel. Schuif het papier naar de rand van uw bureau en beslis waar u met informatie heen wil. Telefoonnummers horen thuis in uw adresbestand. Terugbelnotities kunnen beter via de e-mail. De meest gemaakte fout is dat u een kladblokbestandje op het bureaublad plaatst en daar willekeurige informatie in gaat zetten. Foei! Denken en dan doen.

Het belangrijkste voordeel is automatisch een gestructureerde werkplek. Dit werkt prettiger en oogt veel netter voor iedereen die uw kantoor bezoekt. En door uw informatie direct goed op te bergen bespaart u tijd en raakt u geen informatie meer kwijt. Handig!

Mijn uitgaande stroom van documenten bestaat uit verschillende groepen. De meest voor de hand liggende is de factuur. Daarnaast verstuur ik documenten (teksten) en offertes.

Facturen verstuur ik vanaf januari alleen nog digitaal. Het is toch vreemd dat je factuurinformatie op je PC hebt staan, print op papier, verstuurt per post om het vervolgens door de ontvanger weer in een pc te laten zetten? Een directe besparing kan ik realiseren door rechtstreeks uit mijn boekhoudsoftware facturen te verzenden naar klanten. Besparing in tijd, maar ook in papier en postzegels.

Offertes per mail kent aantal voordelen. Allereerst tijd. De ontvanger heeft de offerte 2 dagen eerder in zijn bezit als u gebruik maakt van email in plaats van post. Bijkomend voordeel is dat uw offerte bij de ontvanger intern gemakkelijker kan worden doorgestuurd naar (meerdere) betrokken leden van de organisatie. Geen interne post maar gewoon een snelle forward via de e-mail.

Als communicatieadviseur verstuur ik regelmatig (concept)documenten aan collega’s. Zij kunnen dan eventuele aanpassingen doorgeven zodat ik deze verwerk tot een mooi eindproduct. Traditioneel maakt u een printje, legt het bij de collega op het bureau met een post-it met daarop het verzoek op controle. Als u dit artikel tot dusver heeft gelezen bent u inmiddels tot de conclusie dat dit beter kan. Veel mensen zijn inmiddels al bekend met de ‘track changes’ optie in Word waarbij u het document kan email. Als de ontvanger ‘track changes’ gebruikt kunt u zien welke verbeteringen uw collega voorstelt. Dat is al een hele stap vooruit. Het kan echter nog veel handiger. Hoe? Ik vertel het u graag in deel 2 van mijn voornemens: Software.

Conclusie

Het verminderen van het papierverbruik en de geboden oplossingen zijn niet de oplossing voor ieder bedrijf. Toch kun je iets leren van dit artikel. Nu kijken bedrijven vaak nog vreemd op als ze een factuur ontvangen via de e-mail. Toch komt er een kantelpunt waarbij massaal wordt overgestapt op deze manier van factureren. Intern zorgt papier voor veel verwarring met versies en informatie die kwijtraakt. Bij uitgaande ‘post’ is het eenvoudig een tijd- en kosten besparing te realiseren door beter gebruik te maken van uw middelen.

U kunt dus achterover leunen en rustig afwachten of uw huidige papierstromen onder de loep nemen en er nu alvast uw voordeel mee doen.