(1) Geen papier meer
Voor veel bedrijven lijkt het nog ver weg: een kantoor zonder papier. We zijn gewend facturen in de brievenbus te ontvangen, naar hartelust post-its te plakken en de mooiste tijd van de maand dat u de facturen in de enveloppen vouwt. Voor veel bedrijven is dit dagelijkse kost. Dat het anders kan ga ik bewijzen door in 2010 een bedrijf te voeren zonder het gebruik van papier. Graag vertel ik u hoe ik dat wil bereiken.
Waarom geen papier?
Ik heb drie redenen om geen papier meer te gebruiken in mijn bedrijf. Dit zijn:
- Kostenbesparing: geen enveloppen, geen briefpapier, geen postzegels, geen archiefkasten, geen ordners. Zal ik nog even doorgaan?
- Onhandig: papier bewaar je op één plaats. Dit heeft nogal wat nadelen. U kunt denken aan risico’s zoals brand en waterschade maar ook aan een praktisch gemis. U werkt een dagje thuis en uw administratie ligt op kantoor of u zit bij een klant en zijn orderportefeuille ligt nog op uw bureau.
- Gewoon omdat het kan: geen enkele ondernemer vindt zijn ‘papierwinkel’ leuk. Dit is vaak meteen te zien aan de manier waarop het erbij ligt. Ik wil graag laten zien dat het ook anders kan.
Het sparen van het milieu heb ik bewust niet opgenomen in dit lijstje. Alle informatie die je niet op papier zet zal op een andere manier zijn weg moeten vinden. Dit hoeft niet per definitie beter te zijn voor het milieu. De huidige IT-sector is wereldwijd verantwoordelijk voor 2% van de CO2 emissies. Het leeuwendeel wordt gebruikt door datacentra waar gegevens worden opgeslagen.
Drie papierstromen in kaart gebracht
Grofweg kun je in een bedrijf drie papierstromen onderscheiden:
- Inkomend: papier dat u van externe bedrijven ontvangt. Dit zijn voornamelijk facturen maar ook reclameblaadjes en productpromoties
- Intern: papier voor intern gebruik. Dit loopt uiteen van memo’s voor collega’s, eigen hersenspinsels die u ergens kwijt wil tot complete handboeken voor het personeel.
- Uitgaand: papier dat je naar externe bedrijven verstuurt. Dit zijn in veel gevallen wederom de facturen, maar ook offertes, concepten en eventuele promotieacties voor uw product.
Oplossingen
Bedrijfsmatig ontvang ik nu mijn facturen via twee wegen: post en internet. Facturen zoals de mobiele telefoon en internet kunnen via een inlogcode worden gedownload vanaf een website. Zo nu en dan ontvang ik een factuur per mail maar het gros komt op dit moment nog via de traditionele postbode. De uitdaging is deze verschillende facturen samen te voegen tot één papierenstroom die door de administratieve molen gaat. In de huidige situatie geldt het recht van de grootste. De meeste facturen ontvang ik per post dus print ik de digitale facturen zodat deze op de reguliere post gaan lijken. Vanaf januari 2010 draai ik het om. Facturen die ik via de post ontvang, gaan onder de scanner. Tijdens het scannen zet ik de betaling klaar. Vervolgens sla ik de factuur als PDF op. Uiteraard gekoppeld met een structuur zodat ik de factuur snel terug kan vinden. In mijn geval (met weinig facturen) volstaat het met de 2-cijferige jaarcode, gevolgd door een tweecijferige maandcode: ‘1011′ is november 2010. Hier koppel ik de bedrijfsnaam aan vast en plaats het bestand in de map facturen 2010. Nu hoor ik u denken: “dit kost toch veel meer inspanning dan het verwerken van de papieren factuur?” Dat valt reuze mee. Het sorteren op datum, labellen en archiveren neemt onbewust veel tijd in beslag. Om nog maar te zwijgen van het bijhouden van de hele papieren administratie.
Ik doe dit trouwens nog handmatig. Er zijn inmiddels scanners en software op de markt dit proces versnellen. In mijn geval wegen de kosten niet op tegen de (verdere) tijdsbesparing. Daarnaast is het een soort tussenoplossing tot online factureren de standaard wordt.
Het belangrijkste voordeel van dit systeem is dat ik altijd toegang heb tot mijn facturen. Daarbij past mijn complete administratie op een USB-stick. Doordat ik een realtime-backup maak van mijn gegevens (zie software) zijn deze ook nog eens beter beveiligd.
De interne papierstroom is erg afhankelijk van het soort bedrijf. Bij sommige bedrijven is dit nihil, bij andere bedrijven zijn dit tientallen pagina’s per persoon per dag. Voor mijn bedrijf komt het voornamelijk neer op concepten, snelle kladjes met telefoonnummers en reminders. Hier komt alles aan op structuur. Waarom schrijft u een telefoonnummer op? Om het vervolgens in uw adresbestand te verwerken? Om een terugbelnotitie bij uw collega neer te leggen? De oplossing is vrij eenvoudig. Leg alle pennen eens een dag achter slot en grendel. Schuif het papier naar de rand van uw bureau en beslis waar u met informatie heen wil. Telefoonnummers horen thuis in uw adresbestand. Terugbelnotities kunnen beter via de e-mail. De meest gemaakte fout is dat u een kladblokbestandje op het bureaublad plaatst en daar willekeurige informatie in gaat zetten. Foei! Denken en dan doen.
Het belangrijkste voordeel is automatisch een gestructureerde werkplek. Dit werkt prettiger en oogt veel netter voor iedereen die uw kantoor bezoekt. En door uw informatie direct goed op te bergen bespaart u tijd en raakt u geen informatie meer kwijt. Handig!
Mijn uitgaande stroom van documenten bestaat uit verschillende groepen. De meest voor de hand liggende is de factuur. Daarnaast verstuur ik documenten (teksten) en offertes.
Facturen verstuur ik vanaf januari alleen nog digitaal. Het is toch vreemd dat je factuurinformatie op je PC hebt staan, print op papier, verstuurt per post om het vervolgens door de ontvanger weer in een pc te laten zetten? Een directe besparing kan ik realiseren door rechtstreeks uit mijn boekhoudsoftware facturen te verzenden naar klanten. Besparing in tijd, maar ook in papier en postzegels.
Offertes per mail kent aantal voordelen. Allereerst tijd. De ontvanger heeft de offerte 2 dagen eerder in zijn bezit als u gebruik maakt van email in plaats van post. Bijkomend voordeel is dat uw offerte bij de ontvanger intern gemakkelijker kan worden doorgestuurd naar (meerdere) betrokken leden van de organisatie. Geen interne post maar gewoon een snelle forward via de e-mail.
Als communicatieadviseur verstuur ik regelmatig (concept)documenten aan collega’s. Zij kunnen dan eventuele aanpassingen doorgeven zodat ik deze verwerk tot een mooi eindproduct. Traditioneel maakt u een printje, legt het bij de collega op het bureau met een post-it met daarop het verzoek op controle. Als u dit artikel tot dusver heeft gelezen bent u inmiddels tot de conclusie dat dit beter kan. Veel mensen zijn inmiddels al bekend met de ‘track changes’ optie in Word waarbij u het document kan email. Als de ontvanger ‘track changes’ gebruikt kunt u zien welke verbeteringen uw collega voorstelt. Dat is al een hele stap vooruit. Het kan echter nog veel handiger. Hoe? Ik vertel het u graag in deel 2 van mijn voornemens: Software.
Conclusie
Het verminderen van het papierverbruik en de geboden oplossingen zijn niet de oplossing voor ieder bedrijf. Toch kun je iets leren van dit artikel. Nu kijken bedrijven vaak nog vreemd op als ze een factuur ontvangen via de e-mail. Toch komt er een kantelpunt waarbij massaal wordt overgestapt op deze manier van factureren. Intern zorgt papier voor veel verwarring met versies en informatie die kwijtraakt. Bij uitgaande ‘post’ is het eenvoudig een tijd- en kosten besparing te realiseren door beter gebruik te maken van uw middelen.
U kunt dus achterover leunen en rustig afwachten of uw huidige papierstromen onder de loep nemen en er nu alvast uw voordeel mee doen.