(2) Software kan beter
Door het gebruik van software die goed aansluit bij mijn wensen bespaar ik veel tijd, geld en moeite. Het loont dan ook de moeite uw software ondersteboven te houden. Misschien help ik u met de onderstaande lijst een eindje op weg. Onderstaande software is overigens gebaseerd op een Windows besturingssysteem.
E-mail en agenda
Outlook (express) ligt voor veel ondernemers voor de hand. Voor kleine bedrijven kan het echter geen kwaad om naar de gratis Thunderbird te kijken.
- voordelen: gratis, sneller (bijvoorbeeld met zoeken), uit te breiden met zogenaamde extensies. Hierdoor maakt u uw Thunderbird geheel op maat.
- nadelen: het ontvangen en verzenden van afspraken in Thunderbird werkt minder goed dan in Outlook. Werkt uw bedrijf met een Exchange server? Ook dan is het een aanrader met Microsoft producten te werken.
Mijn agenda beheer ik in Mozilla Sunbird. De uitstraling van het programma heeft veel weg van de agenda in Outlook maar er is qua opzet en bediening net iets beter over nagedacht.
- voordelen: gratis, werkt net iets prettiger dan de vertrouwde Outlook variant.
- nadeel: wilt u synchroniseren met uw telefoon? Dan heeft u een extra stukje software nodig. Dit kost u eenmalig $20,-.
Internet
Tot enkele jaren terug was het aantal mogelijkheden om te internetten nog beperkt. De standaard was Intenet Explorer maar daarnaast kwam je zo nu en dan ook Netscape tegen. Tegenwoordig zweert iedereen bij zijn eigen browser om verschillende redenen. Zo’n 40% van de internetters gebruikt nog steeds Internet Explorer (verspreid over verschillende versies). Mozilla Firefox is inmiddels een geduchte tegenstander met een gelijk marktaandeel. De rest van de markt wordt min of mee gevuld door Google Chrome, Apple Safari en Opera.
Persoonlijk geef ik (na het testen van alle bovenstaande) de voorkeur aan Google Chrome. Belangrijkste redenen zijn de snelheid, minimalistische uitstraling zonder poespas en slechts één adresbalk voor zowel URL’s als zoekopdrachten. Mijn bookmarks (bladwijzers) breng ik standaard onder bij Delicious. Meer informatie over deze website vindt u in deel 3 van mijn goede voornemens.
Documenten
Iedereen is bekend met het Microsoft Office pakket. Iedereen gebruikt het pakket (waaronder ikzelf) voor het opstellen van documenten. Het programma werkt prima maar inmiddels is er iets dat beter aansluit bij mijn wensen: Google docs. In plaats van uit te leggen hoe het werkt adviseer ik u gewoon even onderstaand filmpje te kijken.
Als u niet op zoek bent naar een dure tekstverwerker met veel visuele hoogstandjes maar meer op zoek bent naar een praktische tekstverwerker adviseer ik u Google Docs eens aan de test te onderwerpen.
voordelen: gratis, altijd uw documenten bij de hand, ideaal om gezamenlijk aan documenten te werken. Exporteert (indien nodig) naar o.a. .doc en .pdf.
nadelen: beperkte mogelijkheden qua invoegen van modellen en grafieken
Boekhouding en facturering
Er zijn legio mogelijkheden als het op boekhouden aankomt. Allereerst de keuze of u de software en data op uw pc of bedrijfsnetwerk wilt plaatsen of via het internet uw boekhouding wil regelen. Als startende ondernemer is Excel een voor de hand liggende oplossing. Het kost veel tijd, maar kunt het programma wel helemaal naar uw hand zetten. De enige beperking die u daarbij heeft is uw excelkennis. Nu is mijn excelkennis bepaald niet slecht. Toch ben ik op zoek gegaan naar een ‘echt’ boekhoudpakket. Als ZZP’er ben ik momenteel het pakket van Fanurio stevig aan het testen. Het pakket richt zich met name op eenmanszaakjes waarbij de gebruiker het grootste deel van zijn dag achter de pc/laptop zit. Voor iedereen die hieraan voldoet kan ik het pakket ten zeerste aanraden. Start de klok, kies een opdracht, boek je uren en print mail je factuur.
Dit was een kort inzicht in de softwareprogramma’s die ik veelvuldig gebruik. De licentiekosten zijn over het algemeen bijzonder laag en vaak gratis zonder dat dit ten koste gaat van functionaliteit. Mis ik iets in deze lijst of kan het beter? Plaats dan gerust een reactie!